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Smart working e telelavoro: gli strumenti che fanno la differenza.

In tutto il mondo, e anche in Italia, la modalità di lavoro agile si sta sempre più diffondendo. Ne parlano tutti dai social wall alle breaking news. Grandi e piccole imprese seguendo i trend del momento si stanno attrezzando e, allora, se smart working deve essere, che venga fatto al meglio. Gilberto Girardi e Daniele Scotti, fondatori della digital agency Dueper, spiegano quali sono gli strumenti che aiutano a gestire il tempo, le comunicazioni e anche le attività del team.

Marzo 2020: i lavoratori in smart working in Italia passano da 570.000* (dato fornito dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano) a più di un milione (+554.754 rispetto al 2019, dato fornito dal Ministero del Lavoro il 13 marzo 2020). Un aumento considerevole del lavoro da casa e date anche le modalità con cui viene svolto, la parola più corretta da usare non è smart working ma telelavoro. La differenza? Il primo è una scelta e non vincola il lavoro a un luogo o al tempo, mentre con il telelavoro si lavora da casa e si è connessi durante l’intero orario lavorativo. Modalità differenti che però utilizzano gli stessi strumenti per essere svolte.

La mini guida di Dueper per il lavoro da casa

“In cosa possiamo essere utili noi in questo momento? Dando i nostri due centesimi su come ottimizzare e semplificare lo smart working, soprattutto quando non si è abituati, perché l’Italia non è tutta egualmente preparata ad affrontarlo. Dipende molto dal settore. Nel settore comunicazione, ad esempio, le aziende erano più pronte di quanto loro stesse immaginassero perché le strutture, anche quelle di piccole dimensioni, usano già degli strumenti di gestione e programmazione progettuale a distanza e ora li devono semplicemente usare di più e li devono usare tutti per il lavoro da casa. Ci sono invece altri settori e aziende che sono ancora legati a una forma più cartacea di comunicazione, o agli incontri di persona. Ma, ci sono soluzioni semplici per tutti!”.

Lavorare in smart working: gli indispensabili

“Per svolgere lo smart working servono solo due strumenti: una connessione almeno discreta e un computer o un tablet. Non è rilevante che abbiano prestazioni molto elevate, quello che più importa è avere a casa e al lavoro lo stesso strumento, in quanto riconfigurare lo stesso ambiente può essere uno scoglio per molti e può creare perdite di tempo e soprattutto stress. La comodità della postazione è importantissima”.

Le piattaforme per lavorare in smart working, in ordine di diffusione e semplicità di utilizzo

“Se dovessimo suggerire degli strumenti per il lavoro da casa li potremmo suddividere per sottocategorie in modo da avere sempre a disposizione quello che maggiormente ci occorre” - affermano Girardi e Scotti.

Smart working. Meeting, board meeting e videochiamate

Iniziamo con Google Hangout o Google Meet, un software fondamentale per le videochiamate di gruppo. Con Google Meet, la versione premium di Hangout, si possono anche invitare persone che non hanno un account Google. Questa piattaforma consente di realizzare riunioni virtuali dotate di un’ottima qualità audio e video. Il vantaggio di questo strumento rispetto ad altri simili è che non è necessario un account o l’installazione di un software ma è tutto accessibile da browser.

Poi c’è Slack, un mezzo di comunicazione pensato appositamente per i team di lavoro quindi con scambio di file e documentazione. Si tratta di una sorta di chat che permette di avere le conversazioni sempre ordinate grazie alla creazione di canali tematici divisi, ad esempio, per progetto o tipologia di lavoro. Si può quindi comunicare solo con il team interessato allo specifico argomento. Nella versione free si possono fare solo chiamate audio e non video e solo all’interno del team. Molto simile è anche Microsoft Teams che abbinato a To Do permette di organizzare tutti i task di lavoro.

Le grandi aziende che devono fare meeting tra tanti collaboratori che svolgono il lavoro da casa o altri luoghi usano Skype for business. Questo strumento supporta anche più di 100 partecipanti. La gestione di un numero così elevato di persone però è davvero difficile e tutti devono essere educati/abituati al suo utilizzo, altrimenti si genera confusione in quanto non c’è una persona che tiene la conversazione. Per farlo, servono dei software per i webinar (corsi on line), ma questo è un altro capitolo.

Lavoro agile, tutti i progetti in un unico luogo

Il primo tool utilissimo per gli smart worker e il telelavoro è Google Drive, strumento di condivisione ed elaborazione diretta dei file in maniera collaborativa. Qualsiasi persona invitata alla condivisione del documento può intervenire, correggere e modificare e in questo modo tutti hanno sempre l’ultima versione di ogni file. Si può usare insieme a Google Documents così da lavorare in contemporanea ad altri colleghi sullo stesso file in Word, Excel o PowerPoint, ad esempio. Questa piattaforma crea un’interazione molto comoda: è come avere il tuo collega di fianco!

Per tutti i project manager che lavorano da remoto, c’è Asana, uno strumento un po’ più complesso ma fondamentale per l’organizzazione dello smart working. Questa piattaforma è molto più di una semplice to do list: è una piattaforma di project management che permette di organizzare il lavoro di un intero team assegnando task alle persone, aggiungendo le scadenze per ogni attività e tenendo tutto diviso per progetto e, se una persona dovesse entrare nel team di lavoro a progetto in corso, ha uno storico di tutto quello che è successo. Con Asana, ognuno ha una propria inbox e i propri task e questo è importante per poter dividere il lavoro, a maggior ragione in un momento di smart working forzato. Ha però un aspetto negativo: non esiste attualmente la versione in italiano.

Per il project management si possono usare anche altri strumenti, come Trello, molto simile ad Asana e anche questo con un piano gratuito. Tra quelli più usati, citiamo anche Basecamp e Workep. Non dimentichiamo poi gli strumenti Microsoft come Meetings.

C’è il rischio che questi strumenti, anziché semplificare il lavoro da casa, lo complichino?

“All’inizio sicuramente sì, nella fase in cui si cerca di acquisire comfort e di familiarizzare con le varie piattaforme. Una volta compreso il funzionamento e capito dove vengono visualizzate le informazioni, il flusso di lavoro si snellisce notevolmente. E questo non solo quando vengono usati per il telelavoro o lo smart working, ma anche quando si lavora fianco a fianco con i propri colleghi. Tutti però possono avvantaggiarsi di questi strumenti, anche un artigiano e un commerciante che possono usare gli strumenti di project management per organizzare il loro lavoro, passando dalla modalità chi ha tempo fa le cose ad una pianificazione vera e professionale”.

Lo smart working in Italia ha un aiuto in più

Gilberto e Daniele ci tengono a segnalare il servizio del governo Solidarietà Digitale, offerto per agevolare lo smart working in Italia ma anche lo smart living: si tratta di un catalogo web in continuo aggiornamento dove le aziende mettono a disposizione servizi gratuiti. Si trovano strumenti per le aziende ma anche servizi per passare il tempo libero.


*“Polimi, gli Smart Worker in Italia crescono del 20% e toccano quota 480mila”. Digital4, 31/10/2018, https://www.digital4.biz/hr/smart-working/polimi-smart-worker-italia-quota-480mila/.

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