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Smart worker e tool online: come gestire il lavoro da casa

Grande protagonista delle ultime vicende nazionali, lo smart working (detto anche lavoro agile o da remoto) è reso oggi possibile dall’ampia gamma di tool online che, applicati al lavoro da casa, possono diventare ottimi alleati nella gestione della propria quotidianità professionale, non solo in situazioni di emergenza. Si tratta infatti di strumenti offerti dal progresso tecnologico condiviso, che possono essere utili se siamo ad esempio in trasferta oppure studiamo o viviamo all’estero. Senza dimenticare che alcuni dei sistemi concepiti per il lavoro agile possono trasformarsi in perfetti strumenti per socializzare con videochiamate a tutto campo.

In un mondo sempre più raggiungibile, dove le distanze sono quasi annullate dai nuovi strumenti di lavoro agile, il lavoro da casa (e non solo) rappresenta un approccio che incrementa flessibilità, autonomia e collaborazione, richiedendo d’altra parte la conoscenza degli strumenti online concepiti per lo scopo. Quegli stessi strumenti che se viviamo in un paese straniero per lavoro o per studio possono esserci utili quando siamo colti da homesickness, una parola che si avvicina molto alla locuzione “avere nostalgia di casa”.

In un mondo sempre più connesso sono tanti i tool online e le piattaforme a disposizione degli smart worker (e non solo) per fare un aperitivo virtuale con gli amici o una chiacchierata con i genitori dall'altro capo del mondo. Basta prendere in prestito le soluzioni di lavoro a distanza anche per la vita privata, soprattutto oggi che, grazie alle connessioni ad alta velocità e 5G, sono diventate molto più facili da utilizzare.

Così non resta altro da fare che guardare nel nostro laptop o nello smartphone e scegliere quegli strumenti online per lavorare da remoto che possono venirci in aiuto e che tutti possono utilizzare facilmente. Per le videochiamate di gruppo possiamo scegliere tra molte app o soluzioni desktop, l'importante è avere una connessione stabile e dati a disposizione.

Ferma restando la necessità primaria dell’evoluzione dell’organizzazione aziendale e del rapporto fiduciario tra i collaboratori, l’elemento base per la realizzazione dello smart working resta comunque la disponibilità di una connessione internet, possibilmente a banda ultra larga.

Smart worker: lavorare da casa con i migliori tool online

Per il lavoro da casa gli strumenti indispensabili e più efficaci sono quelli che consentono di processare i dati a distanza e di comunicare con l’esterno. Il Cloud, e in particolare la G-Suite, il pacchetto Cloud di Google, è di certo uno dei tool online più utili. La possibilità di manipolare da remoto un documento tramite Drive, visualizzandone modifiche e aggiornamenti in tempo reale con colleghi e manager, permette di portare la produttività a un livello superiore. I calendari condivisi e la condivisione dello schermo permettono di organizzare riunioni ed eventi con l’intero team, eliminando la necessità della presenza fisica degli interlocutori.

Oltrepassando l’aspetto funzionale legato allo smart working, i tool online per l’interazione a distanza trovano anche nuove e interessanti applicazioni oltre quelle lavorative.

Del resto, come spesso accade, il web permette di trovare vie sempre nuove e creative per ottimizzarne la fruizione a 360°. Ed ecco che quello che nasce per facilitare il lavoro a distanza di tutti gli smart worker, diventa un modo per godere meglio della compagnia dei nostri cari nei momenti di necessità ma anche di piacere. Forse proprio in virtù dei confini sempre meno definiti tra lavoro e vita quotidiana, situazione che ha portato anche alla ridefinizione del concetto di telelavoro trasformandolo in lavoro agile, l’evoluzione dell’utilizzo dei tool online di comunicazione in ambito familiare è stata del tutto naturale.

Ma quali sono questi strumenti online? Scopriamolo insieme.

Smart worker e lavoro da remoto: i migliori tool online per le videochiamate

Se parliamo di videochiamate i primi quattro tool online proposti (Meet, Skype, Teams e Zoom) sono sicuramente tra gli strumenti per il lavoro da casa più utilizzati. Possiamo suggerirne almeno un paio anche a parenti e amici nella versione “free”, soprattutto se la famiglia è numerosa.

Hangouts e Meet, per videochiamare con facilità

Hangouts è un tool online davvero semplice. Basta un account Google per creare la videochiamata e chiunque potrà accedere dal link generato. Per amici e parenti è perfetta la versione browser, che non richiede alcuna installazione.

La versione business di Meet invece permette di supportare fino a 100 smart worker connessi in contemporanea. Quella free attiva invece l’interazione fino a 25 persone, che è comunque un buon numero per chi ha intenzione di metter su un vero e proprio party virtuale. oppure desidera vedere nonni e genitori insieme. L’app è pensata per Android, iOS e dispone anche di una versione web.

Skype, come funziona l’app di videochiamate più diffusa al mondo

Impiegata nello smart working ormai da molto tempo, Skype è una soluzione utile anche per comunicare con amici e parenti. La piattaforma permette di effettuare videochiamate di gruppo supportando fino a 50 persone, pur mostrandone in contemporanea solo 4. Una volta creata una chiamata, si può anche inviare un link a coloro che non hanno il programma installato sul pc per connettersi direttamente via browser. Questa app è disponibile per Android, iOS, Windows, Mac e Linux.

Come funziona Teams

Teams è una vera e propria dashboard di telelavoro per gli smart worker con condivisione di file e chat. Studiata da Microsoft e disponibile per Android, iOS, Windows, Mac e Linux, è effettivamente più efficace per lo smart working che per un semplice collegamento con amici e familiari. Anche se questo non ne ha limitato l’utilizzo anche in ambito privato.

Zoom, come si usa questo strumento online

Altro sistema business molto utilizzato per il lavoro da remoto è Zoom. La piattaforma è disponibile per Android, iOS, Windows, Mac e Linux, e permette di connettere fino a 100 persone. Esattamente come avviene con Skype, è possibile creare un link da inviare a chi non ha il programma per collegarsi dal web. Nella versione gratuita le chiamate possono avere una durata massima di 40 minuti, comunque sufficiente per una lezione online.

Tool online già disponibili sullo smartphone

Molti lo sanno già, ma vale la pena ribadirlo. Su ogni smartphone sono già preinstallate delle app native, due in particolare sono molto utili per fare videochiamate. Si tratta di Duo e Facetime. Basta scegliere il sistema operativo preferito.

Duo, come utilizzare la soluzione Google per le videochiamate

Google Duo è una soluzione che si trova su tutti gli smartphone Android, ma è disponibile anche per iPhone. Spesso non viene notata perché non risulta attiva finché non viene configurata. Una volta impostata però l'utilizzo è davvero semplice. Basta un tap sul contatto della persona che vogliamo vedere per avviare la chiamata. Funziona anche su browser per PC ed è possibile fare videochiamate di gruppo fino a 8 persone.

Facetime, l’app per videochiamate dei dispositivi Apple

Per gli Apple fan irriducibili c’è Facetime. Preinstallata su tutti i dispositivi Apple, raggruppa in automatico tutti i contatti della rubrica con un account Apple registrato. Supporta fino a 32 persone in contemporanea ed è disponibile per iOS, iPadOS e MacOS.

tool online per smart working

Tool online per fare video-party con gli amici

Non solo smart working. Alcuni strumenti online per videochiamate sono stati concepiti proprio per dialogare con gli amici e per incontrarsi, sebbene a distanza.

Houseparty, cos’è e come funziona

Facile intuire dal nome che questo tool non viene utilizzato per il lavoro da remoto. Houseparty è infatti una app per Android, iOS, Mac e Chrome che permette di fare videochiamate con un massimo di 8 amici in contemporanea. L’app mette a disposizione anche dei minigiochi da condividere con gli altri interlocutori. Un dettaglio da tenere a mente è che le videochiamate sono pubbliche. Se pertanto non desiderate che qualcuno dei vostri contatti si unisca al gruppo, dovrete bloccarne manualmente l'inserimento.

Instagram e Messenger, come utilizzare il canale social per le videochiamate

Uno dei social più utilizzati, Instagram, è anche un utile sistema per fare videochiamate. Disponibile per Android e iOS, è talmente popolare che in moltissimi lo avranno già installato e configurato sui propri smart device.

Un’altra opzione disponibile per videochiamare i vostri contatti è Messenger, il sistema di messaggistica istantanea di Facebook. Non essendo uno strumento online studiato appositamente non offre tutte le feature disponibili su altre piattaforme, ma ha un vantaggio enorme: avere automaticamente nella lista contatti molte delle persone che probabilmente vorreste videochiamare.

WhatsApp, l’app di messaggistica permette anche di videochiamare

Non esiste smartphone che non abbia WhatsApp tra le app più utilizzate. Non rimane che provarla in versione videochiamata. Supporta fino a 4 persone ed è sufficiente premere l’icona di chiamata o videochiamata nella schermata contatti per avviarne una. Questa opzione è tuttavia disponibile solo per la versione mobile.

L’importanza della tecnologia per il lavoro da remoto degli smart worker

Profondamente agevolato dai tool online per il lavoro da casa, il modo di vivere contemporaneo è ormai così intimamente connesso grazie ai nuovi mezzi di tecnologia digitale, che sarebbe impossibile oggi pensare di farne a meno. Non saremmo più in grado ormai di fare una ricerca utilizzando enciclopedie presto obsolete e decisamente poco ecosostenibili. Per non parlare della possibilità di acquistare beni o servizi online e di essere costantemente aggiornati attraverso il continuo flusso mediatico disponibile in rete.

Da un punto di vista lavorativo, la possibilità di interagire con i propri colleghi o con i capi in modalità videocall ha abbattuto le distanze e scavalcato i problemi logistici che in tempi passati rendevano gli incontri estremamente dispendiosi in termini di tempo e denaro. Ma i vantaggi non si limitano alla comunicazione: ormai anche la gestione, l’elaborazione e la condivisione di file e dati avviene sempre più spesso in cloud per garantire le interazioni in tempo reale tra dipendente e manager.

Proprio in un periodo di emergenza straordinaria quale quello che stiamo vivendo, si stanno aprendo scenari di interazione collettiva inimmaginabili rispetto al passato. La familiarità in ambito personale e aziendale con la realtà dello smart working non potrà che portare, oltre ai vantaggi immediati, benefici di lungo termine sia ai lavoratori che alle aziende. Il cambio strutturale di prospettiva che sta spingendo verso l’abilitazione di pratiche di lavoro agile ovunque renderà la società più equilibrata e produttiva, anche a distanza, per scelta o per necessità.

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