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Cos’è lo smart working o lavoro agile? Quali sono i vantaggi per chi sceglie di lavorare da casa?

Lo smart working non è solo una modalità di lavorare da casa. È a tutti gli effetti un diverso modo di pensare all’organizzazione aziendale. Accolto nella legislazione italiana con un decreto del 2017, oggi è uno degli argomenti di discussione più rilevanti e gettonati, non solo sul web. Come svolgere il proprio lavoro da casa? Come è possibile richiedere lo smart working? Soprattutto, quali sono i vantaggi del lavoro agile?

L’aggettivo anglosassone “smart” sembra essere la parola del nuovo millennio. Dagli smartphone alla smart home, già da tempo questo termine è entrato stabilmente nella nostra quotidianità. Con un’ulteriore importante evoluzione: l’applicazione all’ambito lavorativo. Lo smart working è oggi più che mai rilevante per la collettività. Viene talvolta definito alternativamente anche lavoro da remoto o lavoro agile. Cambia la forma ma la sostanza resta la stessa. I numerosi sinonimi coniati nel tempo si riferiscono tutti alla modalità innovativa e flessibile dell’organizzazione delle attività professionali fuori dal contesto aziendale supportata da una serie di nuovi strumenti offerti dal continuo progresso tecnologico.

Alla scoperta dello smart working:

Cosa vuol dire smart working? Il significato di lavoro agile

Ancora oggi il concetto di smart working può talvolta risultare non del tutto chiaro. Spesso viene inteso come ‘telelavoro’. È sicuramente simile per alcuni aspetti; si tratta in realtà di pratiche diverse. Il vero lavoro agile è qualcosa di più del semplice “lavorare da casa”. Cosa vuol dire quindi esattamente smart working?

La L. 81/2017, che lo ha accolto ufficialmente nel nostro ordinamento come “lavoro agile”, lo definisce all’articolo 18 come la “modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato […], anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa.” Lo stesso articolo precisa, inoltre, che il lavoro viene svolto “in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa”.

Lo smart working è quindi un vero e proprio nuovo modello organizzativo capace di portare molti vantaggi alle aziende che lo adottano. Si tratta di benefici che riguardano numerosi aspetti della vita aziendale dalla produttività al welfare e alla qualità della vita del lavoratore.

È importante però non considerare lo smart working come mera iniziativa di welfare e work-life balance. Adottare dei processi di lavoro smart nella propria organizzazione significa prima di tutto, avviare un profondo percorso di cambiamento della cultura aziendale e di evoluzione verso un futuro più digitale, tecnologico e meno legato ai limiti fisici dell’interazione professionale.

Alla base di tutto c’è la dematerializzazione del luogo di lavoro, nelle modalità consentite dall’evoluzione tecnologica. Il focus del rapporto professionale si sposta sulla prestazione da svolgere in sé, distaccandosi dal concetto dell’ufficio dove recarsi quotidianamente e dal tipico strumento del ‘cartellino da timbrare a orari prestabiliti’. Altro punto importante: lo smart working riguarda i dipendenti di aziende. Un lavoratore autonomo che non sia impiegato da un’azienda non è incluso nei soggetti aventi diritto al lavoro agile. Può ovviamente svolgerlo a sua discrezione.

Come funziona lo Smart Working

Il lavoro agile si basa su alcuni elementi fondamentali. Il primo pilastro si fonda sull’adozione di una nuova cultura o mentalità aziendale, basata sulla fiducia reciproca dipendente-azienda e sulla collaborazione attiva di tutti. A questo si affianca la flessibilità degli attori coinvolti nel lavoro a distanza in termini spazio-temporali. Terzo ingrediente essenziale: la dotazione tecnologica di cui aziende e lavoratori devono essere provvisti per svolgere il proprio lavoro da remoto. Lo smart working è pertanto un nuovo modo di lavorare da casa (e non solo), reso possibile da un utilizzo consapevole, responsabile e produttivo dell’innovazione digitale.

Quali sono differenze tra smart working e telelavoro?

Lo smart working supera il concetto di telelavoro, che avviene contrattualmente in modalità remota, ma con vincoli di a orario e altre condizioni prefissate. Il lavoro agile, come detto, è invece inserito nel quadro di un rapporto professionale di tipo subordinato basato sulla flessibilità, con l’obiettivo di migliorarela qualità complessiva della vita aziendale.

L’importanza della tecnologia per lo smart working

Senza l'evoluzione tecnologica attuale lo smart working non potrebbe esistere. L’innovazione digitale è il fondamento del lavoro agile e consente la sua effettiva realizzazione. PC, laptop, smartphone, connessione internet (soprattutto fibra ottica e 5G, quando potrà essere disponibile in ogni abitazione) e servizi di social collaboration sono i requisiti di base per sostenere il lavoro da remoto e garantire la produttività lavorativa.

Se è vero che la disponibilità di tecnologie innovative è un elemento indispensabile per svolgere il proprio lavoro in modalità di smart working, è altrettanto vero che i soggetti coinvolti debbono possedere tutte le capacità digitali necessarie. Questo avviene in primis quando l’intera organizzazione aziendale adotta una visione open minded verso i benefici che la tecnologia, e in questo caso lo smart working, possono generare. E poi attraverso l’erogazione di corsi online specifici, che forniscono ai dipendenti conoscenze aggiuntive sugli strumenti disponibili online e su come massimizzare l’efficacia del proprio lavoro da remoto. L’e-learning è un altro tassello fondamentale nel processo di innovazione digitale di professionisti e grandi aziende, che può e deve giocare un ruolo fondamentale nell’evoluzione delle modalità di relazione azienda-lavoratori.

I vantaggi dello smart working

Al di là delle definizioni, c’è un aspetto generale – e in un certo senso filosofico – che quindi merita di essere sottolineato. Per ottenere il meglio dal lavoro agile, il primo passo è la riorganizzazione aziendale in funzione delle tecnologie che consentono la collaborazione professionale a distanza e il rafforzamento del rapporto di fiducia tra imprenditore (o manager) e lavoratore. Queste le basi per garantire tutti i vantaggi dello smart working che possono estendersi pienamente dai singoli alle aziende.

Eccoci dunque al punto: in cosa consistono i benefici per del lavoro agile? In primis, non ci sono svantaggi sotto il profilo della retribuzione, dato che la legge precisa che non deve essere inferiore a quella di un dipendente che lavora in modalità “tradizionale”.

Passando all’operatività, primi e più ovvi vantaggi dello smart working riguardano il tempo, a partire da quello risparmiato evitando il quotidiano tragitto verso l’ufficio. L’assenza di un orario fisso e prestabilito significa maggior flessibilità nell’organizzare il proprio lavoro da casa o altrove, migliorando di conseguenza la gestione del proprio tempo a tutto tondo, anche a vantaggio del bilanciamento con la propria vita extra-lavorativa.

Benefici del lavoro da remoto: la flessibilità

Il concetto di flessibilità è centrale anche in merito al luogo. Smart working, infatti, vuol dire poter scegliere il “dove”, senza limitarsi obbligatoriamente a lavorare da casa. Così, in regime di smart working, il luogo di lavoro può essere un co-working space, una biblioteca, una caffetteria o qualsiasi altro posto che possa risultare adeguato a svolgere la propria mansione. L'ufficio è quindi ovunque.

Lo smart working è connesso alla produttività

Il lavoro riorganizzato in maniera smart ha poi una serie di vantaggi ulteriori, meno immediati o meno evidenti, ma altrettanto importanti. Sono molti gli studi che collegano il lavoro agile con un aumento significativo della produttività personale, così come una maggior serenità*. Allo stesso modo, il cambiamento del modo di relazionarsi con l’azienda tende a favorire nel tempo lo sviluppo di un rapporto di fiducia tra gli attori coinvolti nell’attività professionale, con il manager (o il datore di lavoro), ma anche con i propri colleghi. Un fattore di fondamentale importanza in un ambiente lavorativo, che tuttavia talvolta non riesce a materializzarsi concretamente nella quotidianità delle organizzazioni tradizionali.

L’insieme di questi e altri fattori, come l’evitare il traffico dell’ora di punta, offre in linea di principio l’opportunità di ridurre lo stress. Senza contare infine il risparmio netto favorito dallo smart working in termini economici a fronte della riduzione degli spostamenti verso il luogo di lavoro, con mezzi sia pubblici che privati.

Smart working e startup un connubio perfetto

Se parliamo di innovazione e adozione di tecnologie digitali, non possiamo non citare le nuove protagoniste dell’era digitale, le startup, che solo in Italia sono già arrivate a quota 10.000.

La natura innovativa, flessibile e tecnologica del loro approccio solitamente fa dello smart working uno dei capisaldi dell’operatività delle startup. Team virtuali che collaborano da remoto, sfruttando le innovazioni digitali come app e strumenti di videochiamata online per organizzare e coordinare i propri progetti di business. Gli startupper hanno solitamente un’ottima conoscenza degli strumenti online, che possono supportare in modo valido ed efficiente il lavoro agile. Molto spesso anzi i nuovi tool alla base dell’evoluzione dello smart working sono proprio concepiti e sviluppati all’interno del dinamico mondo delle startup.

Decalogo per ogni smart worker

Lo smart working ha pertanto vantaggi numerosi e significativi, come modalità che viene a supporto del lavoratore, anche in casi di emergenza, familiare e non, in cui non è possibile raggiungere il proprio ufficio.

Ecco quindi un decalogo per coloro che devono o vogliono adottare la modalità di lavoro agile contenente consigli pratici per migliorare e implementare la propria efficienza e soddisfazione.

  1. Cercare uno spazio di lavoro. È molto importante ritagliarsi in casa, o comunque ovunque si intenda svolgere lo smart working, un proprio micro-ambiente, al riparo da interruzioni e da eccessive distrazioni extra-lavorative.

  2. Fare chiarezza con i familiari. Altro aspetto importante del lavoro agile è condividere l’approccio con la propria famiglia e/o con le altre persone con cui si condivide la propria quotidianità. Occorre sensibilizzare preventivamente circa i propri obblighi e la propria operatività.

  3. Essere sempre provvisti degli strumenti giusti. Per poter lavorare in maniera ottimale da remoto, occorre garantire costantemente il pieno controllo della connessione, dei tool e della documentazione necessaria per svolgere i prpri progetti, confrontarsi con i colleghi, comunicare con i clienti.

  4. Gestire il tempo in modo smart. Uno degli strumenti pratici più utili per lavorare da casa è stilare e aggiornare quotidianamente una to-do list con priorità e task secondari. Ciò consente di gestire anche eventuali emergenze dell’ultimo momento (senza perdere il self control).

  5. Parola d’ordine: ergonomia. Quando si lavora da casa, si incappa talvolta nell’errore di prendere il PC e portare avanti il progetto da luoghi inadatti, il letto o il divano ad esempio. Anche se all’interno delle mura domestiche, è importante creare un ambiente operativo fisso con una scrivania, una sedia ergonomica e luce adeguata per agevolare concentrazione e posizione del corpo.

  6. Porre dei limiti. Lavorare da casa non vuol dire essere operativi h24. Occorre definire un tempo indicativo dedicato al lavoro da remoto con un inizio e una fine. Flessibilità ok, senza e però superare le ore adeguate previste dall’attività professionale.

  7. Non dimenticare le pause. Tra un task e l’altro, tra una call e una videochiamata, è fondamentale concedersi dei momenti di break. Questo consente di rinnovare e mantenere nel tempo concentrazione e produttività.

  8. Non eccedere con il multitasking. Uno degli svantaggi dello smart working è il rischio di volersi applicare su troppe cose senza riuscire ad essere incisivi. Focus e pianificazione della giornata come da punto 4 è quindi fondamentale.

  9. Preferire strumenti di lavoro condivisi. L’utilizzo di piattaforme che permettono l’accesso a tutto il team con cui si condivide il lavoro da remoto è essenziale per abbattere i limiti imposti dalla distanza fisica. Lavoro agile vuol dire anche, quindi, lavoro accessibile a tutti.

  10. . Lasciare spazio all’attività fisica. “Mens sana in corpore sano” recitavano gli antichi. Nella propria routine smart è importante inserire stabilmente piccole dosi di attività fisica per ‘ricaricarsi’.

Le aziende smart sono aziende più produttive e innovative

Il rovescio aziendale della medaglia “smart working” può essere altrettanto positivo. La prima, ovvia considerazione risulta da una semplice addizione: un insieme di lavoratori più produttivi rende più produttiva anche l’azienda. Allo stesso modo, il rapporto fiduciario rafforzato nel tempo e amplificato sulla scala organizzativa di un’intera azienda, può creare un ambiente di lavoro più disteso, dinamico e propenso alla collaborazione.

A ulteriore supporto della spinta in termini di produttività, alcuni studiosi stimano una riduzione del 20% del tasso di assenteismo*, mentre per quelle realtà che adottino lo smart working su larga scala, i vantaggi possono giungere sotto forma di veri e propri risparmi in voci importanti di bilancio. Le stime ipotizzano un taglio dei costi relativi agli spazi fisici che può raggiungere il 30*. Anche in questo caso l’equazione è piuttosto semplice: meno lavoratori in sede contemporaneamente comportano nell’immediato un minor consumo di energia, oltre a ridurre chiaramente le esigenze in termini di spazi aziendali da affittare, acquistare, arredare.

Last but not least, il potenziale guadagno reputazionale offerto alle aziende innovative capaci di implementare efficacemente lo smart working nella propria organizzazione. Un segno di dinamismo per clienti o potenziali partner e di capacità produttiva attrattiva per il mercato.


*“Smart working: continua la crescita tra le grandi aziende”. Osservatori.net, 30/10/2018, https://www.osservatori.net/it_it/osservatori/comunicati-stampa/smart-working-continua-la-crescita.

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